5 vaihtoehtoa klassiselle tehtävälistalle

<

Pidätkö tehtäväluetteloa, mutta sinulla ei ole vielä aikaa? Sitten tämä artikkeli on sinulle! Se avaa sinulle viisi vaihtoehtoista tapaa ylläpitää tehtäväluetteloita.

Tehtäväluettelo (tehtävälista) on välttämätön osa tehokasta työtä. Teoreettisesti. Käytännössä tehtäväluettelot eivät usein johda tuottavuuteen. Miksi? On monia syitä.

Joskus istumme ja viivästymme yksinkertaisten tehtävien toteuttamista, joskus viivästymme ja varaudumme myöhempiin monimutkaisiin ratkaisuihin. Tehtäväluettelon pitäisi motivoida, mutta usein se johtaa päinvastoin. Erityisesti jos päivän päätteeksi näet, että suurin osa suunnitelluista ei ole tehty.

Kun kaikki tämä on päällekkäin, näyttää siltä, ​​että luetteloiden kokoaminen vie enemmän aikaa kuin niissä lueteltujen tehtävien toteuttaminen. Benjamin Franklinin luetteloiden käyttämistä koskevassa artikkelissa puhuimme joistakin salaisuuksista, jotka koskevat tehokkaiden tehtäväluettelojen laatimista (asioiden saattaminen loppuun, prioriteettien asettaminen, tapausten luettelon mukauttaminen muuttuviin olosuhteisiin jne.). Tässä materiaalissa PC-artikkelit esittävät viisi uutta alkuperäistä tapaa ylläpitää luetteloita.

1 - 3-5

Mikä on säännöllinen tehtävälista? Totta, tämä on numeroitu luettelo tehtävistä päivässä (tai kuukaudessa / vuodessa, jos puhumme pitkän aikavälin suunnittelusta). Unohda se.

Yritä rakentaa tehtäväluettelosi 1-3 1-3 perusteella.

Miten se toimii?

Kirjoita yksi päätehtävä, kolme tilavuutta ja tapauksen merkitystä, ja viisi pientä, joista ajanpuutteen vuoksi voidaan siirtää huomenna. Tee se illalla selväksi aamulla, mikä on teidän asialistanne tänään.

Jos toiminta-alueesi on niin dynaaminen, että et voi ennustaa (ei) uusien kiireellisten asioiden syntymistä, jätä muutama kolmikko tai fives tyhjäksi. Näin voit tehdä tehtäväluettelon mahdollisimman joustavaksi.

Varaudu siihen, että luettelon laatiminen tapauksista 1-3-3 perusteella ei ole aina mahdollista poistaa kaikkia kohteita. Esimerkiksi olosuhteet voivat muuttua, ja nykyisen päivän päätehtävä tulee mahdottomaksi. Mutta voit tehdä joukon kolmea keskisuurta tehtävää tai viisi - pieni.

Tämän lähestymistavan tärkein etu on, että priorisointia ei tarvita. Teet a priori luettelon siitä, mitä ajattelet olevan merkityksellistä seuraavana päivänä.

Bullet-lehti

Mikä on paperin suunnittelun pääongelma? Kun olet poistanut tehtävän luettelosta, unohdat sen, ja et koskaan arvaa, milloin sen toteutuksen yksityiskohdat (puhelinnumerot, päivämäärät, muistiinpanot jne.) Saattavat olla tarpeen. Sähköiset suunnittelijat ratkaisivat tämän ongelman osittain - useimmat mahdollistavat linkkien tekemisen aikaisempiin tehtäviin, ryhmittelemään jne. Mutta entä ne, jotka mieluummin käyttävät miellyttävää paperin ruoskimista kosketusnäyttöön? Web-suunnittelija Ryder Carroll suunnitteli järjestelmän, joka tehostaa paperin suunnittelua. Hänen nimensä on Bullet Journal.

Miten se toimii?

Tietoja Carrollin Pc-artikkeleiden keksimistä pika-tallenteista on jo kerrottu jo aiemmin julkaistuissa julkaisuissa. Muista perusperiaatteet.

Ensinnäkin, numeroita päiväkirjan sivut. Tee ensimmäiseltä sivulta sisällysluettelo - se auttaa löytämään oikeat tiedot. Luo sitten kalenteri kuukaudelle: viikon päivämäärät ja päivät ja päinvastoin - tehtävät ja tapahtumat, jotka eivät muutu tarkasti. Tee toisella sivulla tehtäväluettelo näille 30 päivälle. On tärkeää käyttää muistiinpanoja (valintaruutuja, ympyröitä jne.) Tietojen visuaaliseen lukemiseen. Näin voit luoda tehtäväluettelon päivälle ja viikolle. Tärkeintä - älä unohda syöttää sivunumeroita sisällysluetteloon.

Anti-to-do

Tehtäväluettelon tulisi olla motivoiva, kohottava: "Minulla on niin paljon tehtävää, ja kuinka mukavaa on ylittää seuraava villitys!" Mutta itse asiassa monet, jotka avaavat tehtäväluettelonsa päivän päätteeksi, tulevat hämmentyneiksi: ”Minä olen pomppiminen! 6 tehtävää 10: stä! Sielu vetää täyttämättömiä tehtäviä, kuten kivi pohjaan.

Mutta on olemassa ulospääsy - rinnakkain tehtäväluettelon kanssa, jotta nauha ei toimi.

Miten se toimii?

Netscapen perustaja Marc Andreessenin mukaan anti-to-do on prosessi, jossa ei kirjata sitä, mitä sinun täytyy tehdä, vaan mitä olet jo tehnyt, saavutuksesi.

Joka kerta, kun teet jotain hyödyllistä päivän aikana, kirjoita se kortin toisella puolella olevaan tehtäväluetteloon. Joka kerta, kun tallennat saavutuksesi, saat annoksen endorfiineja, kuten hiiri, joka painaa häkissä olevaa painiketta ja saa siitä ruokaa. Ja päivän päätteeksi, ennen kuin valmistelet huomenna uutta korttia, katsokaa nykypäivän korttia, tehtäväluettelossasi ja olkaa iloisia siitä, kuinka monta asiaa sinä todella teit tuona päivänä. Sen jälkeen repiä kortti irti ja hävitä se. Toinen päivä ei ollut hukkaan.

Näin voit lisäksi motivoida itseäsi suorittamaan tämän tehtävänluettelon.

Muuten, iDoneTämä sovellus toimii samalla tavalla. Se auttaa myös ymmärtämään, mitä tuhlaat aikaa ja mitä olet tehnyt hyödylliseksi päivä, viikko, kuukausi.

Zen-tuottavuusjärjestelmä

GTD on erinomainen tapa lisätä henkilökohtaista tehokkuutta. David Allenin tekniikka ei kuitenkaan sovi kaikille. Siksi toinen tunnettu tuottavuusguru, Leo Babauta, päätti yksinkertaistaa tätä järjestelmää ja keksi Zen to Done (ZTD).

Miten se toimii?

ZTD on yksinkertaisuus ja keskittyminen toimimiseen ja tekemiseen täällä ja nyt. Babauta havaitsi viisi suurta ongelmaa GTD: llä ja ehdotti tapoja niiden ratkaisemiseksi. Tehtäväluetteloiden osalta tämä tarkoittaa seuraavaa:

1. Tee yksinkertaisia ​​aiheluetteloita. Esimerkiksi "Työ" -kortissa kirjoitetaan vain ammatilliseen toimintaan liittyvät tehtävät.

2. Päivitä luettelo jatkuvasti. Pidä aina mukanasi gadgetia tai muistikirjaa, jossa voit kirjoittaa äkillisesti syntyneitä ideoita tai tehtäviä.

3. Ole asiaankuuluva. Lisää tehtäväluetteloon vain todella tärkeitä tehtäviä.

Lopeta luettelot

Termi "lopettaa tekeminen arkki" ensi silmäyksellä on täysin ristiriidassa tehtävien suunnittelun kanssa. Mutta vain aluksi.

Miten se toimii?

Lopetettuasi arkkia kirjoitat myös asiat, mutta ei niitä, joita tarvitset ja tarvitset, mutta ne, jotka haluat päästä eroon. Esimerkiksi haluat lopettaa tupakoinnin, lopettaa istumisen sosiaalisissa verkostoissa ja oppimisen syödä makeisia yöksi. Nämä ovat pysähdyspaikkoja, jotka tekevät arkkia. Itse asiassa tämä on yksi keino käsitellä aikajärjestelmiä.

Chris Guillebeau kirjoittaa kirjelmässään "Art of Non-Conformity":

Paras tapa lopettaa tuhlauksen aika on hölynpölyä on tehdä lopetuslista. Pysäytysluettelo on luettelo niistä, joita et enää halua tehdä. Tämä on jopa parempi kuin tehtäväluettelo, koska sen avulla voit ymmärtää, mikä on vetovoima.

Chris itse tekee pysäytysluettelon vuosittain uudenvuoden lomalla. Tämä antaa hänelle mahdollisuuden arvioida edellisen 12 kuukauden aikana saavutettua edistystä.

Jotta pysäytys lakkaa toimimasta, on tärkeää muistaa ajoitus. Laske, kuinka paljon aikaa olet syönyt tavan, josta haluat päästä eroon. Määritä sen jälkeen aikaraja (enintään 20 minuuttia päivässä YouTubessa) ja vähennä sitä vähitellen.

yhteenveto

Joten, jos klassinen tehtäväsuunnittelu ei sovi sinulle, kokeile jotakin edellä ehdotetuista vaihtoehdoista. Ja parempi yhdistää ne: tee ei pitkät listat, mutta lyhyet, joissa on yksi pää- ja useita toissijaisia ​​tehtäviä; pidettävä miellyttäviä ja ymmärrettäviä tietoja; motivoi itseäsi listalla saavutuksistasi ja vie aikaa tehdä luettelo tottumuksista, jotka sinun pitäisi päästä eroon.

Jos sinulla on oma lähestymistapa tehtäväluetteloiden luomiseen, jaa ne kommenteissa.

Kuva: jesadaphorn / Shutterstock.com
<

Suosittu Viestiä